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领导力:如何提高会议管理水平

作者:来源:时间:2008-06-10 15:02点击:

会议管理,看似简单,但真正把它做好,却是秘书或者其他行政办公人员比较头疼的事情。业界流行一句话,叫做:“会而议,议而决,决而行,行而彻。”这句话读起来琅琅上口,简明扼要,亦有一些企业将之张贴会议室一偶,但是真正将会议管理做好,绝非易事。在实际工作中,要不就是会而不议,或者就是议而不决,或者决而不行,凡此种种,皆存业界。

    “会而备”

在“会而议,议而决,决而行,行而彻”这句话前面其实要加上另外三个字,就是“备而会”。在召开会议之前如果没有做好会议准备,那么还不如不要开会,这样的会议注定是一个失败的会议。因此,会议召集者必须做好会议准备工作。会议通知内容里须写明会议时间,会议地点,与会者,会议讨论主题,如果要求与会者携带笔记本或者汇报材料等,也必须在会议通知中备注说明。如此,与会者方可有备而来。

正确选择会议形式

一般平常的会议,都是采用几个与会者聚在一个会议室里开会的方式进行,我们称之为“会场式”会议。但随着信息技术的发展,会议形式也越来越多,会议的档次也显得越来越高。诸如“电视电话会议”等新兴词汇纷至沓来。现在,QQ、MSN、SKYPE等聊天工具上都设有“邀请”的功能,无论与会者在北京、上海,还是在美国、欧洲,只要约定统一的时间上线,互相邀请,就可以立即在聊天工具上进行开会了。加之视频设备,与会者之间都可以听到对方发言,而且可以看到彼此,会议效果一点不亚于“会场式”会议。这种会议方式,因为完全依托网络存在,节省了差旅费、会议材料成本费等各种费用,简便而经济,我们称之为“网络式”会议。“网络式”会议已经在一些外资企业和高新技术企业广泛应用,未来必定成为企业会议形式的主流。

会而不议,就不是会议

开会要讲究会议质量。开会打电话、开会抽烟耳语,开会迟到早退,开会时间过长,会上不说,会后发牢骚等现象,都是会议质量不高,会风不好的典型例子。

首先,一般会议召开过程中必须规定三个角色:一是主持人,二是记录人,三是调度人。这三个角色中,会议主持起到一个主线的作用,其职责是宣会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。调度人,起到把握整个会议主题,以防跑题的作用。一般由与会者中职位最高者担任,负责控制会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣。可以在会议中设一个"停车场",将相关的在此次会议上一时无法得出定论的议题,暂时放入"停车场",留到以后机动的时间里讨论,以避免影响会议的进程。在很多时候这个"停车场"是非常有用的。记录人,详细记录会议的要点和细节,准备会议纪要,以便于会后做出客观的会议评估。记录人起到一个支持的作用,负责准确记录会议的要点并发放会议纪要,最后确认执行人及完成时间。

其次,制定会议制度,严格会议纪律。有一家企业在会议制度中采用了一个“现场捐款”的方式,规定:与会者每迟到一分钟,现场捐款10元;会议过程中,电话铃声每响一次,现场捐款10元,手机等通话工具必须处于震动状态或者关机状态。为什么要突出“现场”两字?因为执行一个制度必须要求快捷迅速,这样被处罚者才能在第一时间里知道错误所在,处罚不是目的,而是让受罚者不要犯下同样的低级错误。

此外,企业开会切忌条条框框。有些企业开会,一走进会场就能感受到一种死气沉沉的氛围。与会者害怕在会场上发自己的看法,害怕自己的观点得罪了对方,于是就选择了沉默。但是等到会议一结束,就会满腹牢骚。而有些企业的开会氛围却刚好相反,与会者各抒己见,滔滔不绝,有时候为了一个问题争得面红耳赤,拍桌子瞪眼睛的,张三把他的观点阐述着自己的观点,李四据理坚持自己所想的方案,此时由主持人或者调度人决定采用哪个方案,不管接受谁的方案,但是走出会议室,大家还是喜笑颜开,都能够严格去执行会上决定的方案。

同样是开会,前者带来的是恶性循环,后者带来的是良性循环,只要形成了良好的会风,那么很多扯皮的问题就会迎刃而解,这就是“会而议,议而决,决而行”。

检查工作不容忽视

会议组织者除了通知、组织会议外,还有一个任务就是保证会上决定的工作任务得到全面贯彻。很多企业开会,会上决定的事情很多,但是往往不当场明确工作任务的完成时间,导致会后工作任务迟迟不能完成。所以,支持人在会上在充分讨论一个事情后,必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。接着,会议组织者在会议结束后要检查督办各项事情的完成情况,只要做好了检查(check)这个环节,会议管理才最终真正告一段落.

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