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如何有效的组织外派业务人员的工作会议?

作者:来源:时间:2008-06-10 15:02点击:

  作为公司总部管理层与市场一线业务人员有效的互动与沟通,每月进行月度工作会议应该来说是个不错的方式,管理层的战略部署与业务执行层面的具体执行情况可以在一起进行有效分析沟通,问题可以得到解决,新的策略可以讨论修正,开会不就是为了解决问题和布置任务嘛。
  但为什么会导致业务人员惧怕公司的月度会议呢?笔者参加过许多次马拉松式的月度销售工作会议,个人认为责任在于公司管理层方面,其根源点是没有进行科学的会议安排。
  科学与不科学,区别在那里呢?
  首先我们来看这种月度的销售工作会议是要起到什么作用,对于公司管理层而言,综合最近的销售情况、市场变动情况以及公司的策略调整计划,有很多的新的指令、要求、计划需要尽快传达给业务人员。
  而对业务人员来说,他们长期泡在市场一线,了解公司产品、品牌乃至营销模式的实际运转、发展状况,也会感受接触到很多新的市场动态,新的问题,回到公司也是想要非常急切的反映给相关部门及管理层的。
  两方面都有话要说,科学不科学,就看安排谁先说了。
  在许多公司实际的会议安排中,往往是首先让老板说,让公司的管理层先来公布这样那样的事情,宣布这样那样的策略。在没有收取到由市场一线人员所带来回的最新市场信息,就先行宣布下一步的策略方针政策,是不是有些过早呢?为了避免与公司的已定计划发生冲突,业务人员大多不会再来阐述自己一些新的观点思想和计划。公司的策略就失去了有效修正的机会。
  让管理层先说,此为不科学的之一,之二呢?
  在月度销售工作会议中,先说那些话题?
  业务人员长期工作在市场一线,对公司的规章制度执行方面难免有些不够到位,管理层往往将这些积累下来的问题在会议之先就公布出来,例如对业务人员的批评通报以及类似于加强管理之类的硬性通知,这样就在一定程度上直接打击了市场一线员工的积极性,再好的建议和重要的市场动态也没心情汇报出来了。很多关键性的市场及竞品动向公司管理层可能就收集不到了。
  不科学之三,就是在会议上讨论议题。
  从全国各地赶回来的业务人员济济一堂,人多嘴多,七嘴八舌,乱哄哄一片,很难让业务人员静下心来考虑问题,且极其容易跑题。经常是一个议题讨论个二三天也出了一个明确的结果。
  不科学之四:事先不进行通知告知。
  临到会议开始才告诉大家今天的本次会议的主要内容与议题。大家没有充分的准备。所做的决定与判断大多带有一定的随意性。
  不科学之五:接受信息的渠道零乱,没有系统化。
  业务人员回到公司总部,都是有很多信息需要反馈的,产品方面的、管理方面的、财务方面的、物流方面的、促销方式方面的、竞争品牌方面的等等,就算是让业务人员一个个先后来发言,往往也是在这个问题上说两句,那个现象上谈一点,反馈回来的信息杂乱无章,很难进行有效的系统归类分析。
  不科学之六:时间安排的不合理
  出于费用和工作效率的考虑,公司的管理层认为业务人员在总部待的时间越短越好,尽快的把相关事件处理完毕,早点回市场去,所以时间往往都会压的比较紧,早晨九点开始的会往往一直能开到深夜,开到凌晨。许多业务人员都是从全国各地乘坐数小时甚至是数十小时的火车汽车赶回来的(毕竟能飞来飞去的业务人员还比较少),气候水土还没来的及完全适应,加上海有许多私人积压事务还要处理,本来就比较疲倦,这么连轴开会,谁受的了,就很难保证有个良好的精神状态在参与会议,而公司的领导们往往是精力充沛,时间宽裕,偶然开个一两天长会完全没问题的,领导不散会,下属们谁敢闪人,得,陪着一起耗下去吧。长此以往,业务人员不怕开会才怪。
  综合上述六点问题,公司的管理层稍加改动,就能很好的解决问题,笔者在去年底到任新公司后,曾帮助人力资源部制定过一套月度销售会议程序,经三次实际验证,确有较好的效果。在此撰出,以供大家参考。
  首先我们要明确,根源在公司的管理程序上面,潜意识里还是突出了以领导为主的官本位沟通思想,事事非得让领导说痛快了才行,然后才能轮到下级业务人员说话,但是真正的工作都是谁在做呢?要知道,在实际工作中,策略一般只占20%,而执行要占80%,再好的策略也要通过有效的执行才能实现其价值和意义啊,然而思想影响了行动,思想上受到侵害和打击的员工怎么可能会积极有效的执行公司的策略呢?不科学的沟通方式严重阻碍了管理层与一线员工的有效沟通,还有可能让业务人员带着情绪参加会议,效果何来?其实,解决起来也不复杂,设定一个合理的程序与次序,让双方都能把话说清楚,且让对方听清楚听明白,
  比较科学的流程应该是:
  提前一周通知回公司参加月度总结会的业务人员,明确这次会议的日程安排、与会人员、主要内容,相关议题等等信息,要求各位准备好相关文件。
  需准备的文件一般分为三块:
  A.规固定格式的汇报文件
  B.定议题的文件
  C.自行安排特殊情况反馈及建议意见的
  会议的第一天
  领导讲话,内容控制在奖励、鼓励、好的消息传送的正面信息,不宜过长,把时间留给业务人员,让他们把话先倒干净。
  安排业务人员就常规文件(销量进度、市场占比等)的汇总汇报,公司有关部门要在会议现场安置大型白板,在上面做各问题的分类区框,将每位业务人员的汇报情况汇总在一起。让大家明确其他区域的状况,也为做整体分析进行准备。
  安排业务人员就特殊情况及建议意见的反映,相关部门负责人保持在场,当场能给予解答的就当场解答,当场无法解答的问题回保留至次日解答,
  指定议题的汇报
  第一天的会议时间不宜过长,大家都从外地赶回来,必将辛苦,加上还有许多私人事务要处理,要给他们留出足够的时间。
  行政部门要抓紧时间把常规文件的汇总整理成相关整体数据图形,并与公司的整体目标计划进行对比分析,做出相关分析报告。 
  会议的第二天
  上午:一般安排业务人员参观公司新的生产线、或者是产研部门给大家进行新产品讲解和示范等。
  下午:公司相关部门首先解答前日未曾解答的问题。
  将整体的常规文件汇总与大家共同讲解分析,着重指出其中出现异常的部分,并拿出相应的解决方案(公布新的政策),
  布置讨论议题
  这个讨论议题是让业务人员带回去自己分析思考的,或者是自信组织小范围的讨论,杜绝在会议现场讨论问题。
  第三天
  收集讨论意见,作出相关的汇总意见与决定。
  颁布新新的策略与方向
  安排培训
  最后,再由公司领导层出面,就业务管理中的一些负面问题进行情况通报。将负面影响控制在最小。

 

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