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如何做个项目管理高手

作者:赵伟来源: 火爆兽药饲料招商网时间:2015-07-22 14:44点击:


  当一位负责人对他的手下说:“将计划落实下去。”这句话至少包含了三重含义:一,让所有人了解计划;二,让所有人明白自己负责的部分;三,让所有人都根据总体思想,计划出自己的进度。如果项目目标是单一明确的,任何人都知道自己该做什么,怎么做,那么负责人不必过多费口舌。如果项目目标太大,牵扯的部门太多,衡量指标并不只有一个,需要考虑的情况太杂太乱,员工们会陷入“怎么做合适?这样做对吗?”的困惑中,这时候,负责人就要亲自为项目做减法,教员工切中要害。

  项目的要害,就是要让员工了解到自己责任的目的是什么,关键在哪里。让他们的工作有重点,有步骤,最好做到一目了然。打个比喻,就是帮员工把头脑里的草都拔掉,只剩一条清晰的道路,只要走下去就可以达到目的地。当领导完成这项工作,员工们就能抛开猜测和顾虑,以百分之百的精力投入到任务之中。

  这也是一种目标管理方法,旨在掌握进度、了解关键、寻找问题、调整策略的途径。在现代企业中,目标管理是公认的切实可行的评估方法。这套方法重视结果而不是过程,把大目标逐层分解,落实到每个月每一天的工作中,让每个员工对自己每一个月、每一天的任务做到心中有数,抛开繁复的目标说明,抛开种种思考,员工们只需要每一天达成一个可实现的目标,这让员工很有成就感,也因为计划的顺利进行而感到踏实。

  抓进度就靠时间表

  对于一个项目来说,进度是制胜的关键,进度决定了它能否抢滩市场。高效快速是所有人的追求,将这种追求落实为一张时间表,就是抓住了项目的咽喉,让它明明白白地刻进每个人的脑海里。“时间到了,时间马上就到了!”这会为每个员工戴上一个紧箍咒,让他们不敢松懈。

  时间表为管理者提供了一个方便的功能:定时追踪。他不需要整天盯着员工,查看员工的工作状态,为可能达不到目标忧心忡忡。有了时间表,他只需要在某个时间问员工:“你按照计划完成了吗?”就能知道员工的工作状态如何。倘若员工的回答是:“抱歉,还没有。”领导者就需要询问、考察究竟是哪里出了问题。

  最可能的问题可能出在员工身上,员工因为能力、情绪或自身的拖延性,没能按时完成任务。不要忙着苛责员工,先重新看一看计划的安排,也许原因是任务太过繁重导致员工无力完成,这时候需要将计划做一些调整,或者换一位更能胜任的员工接手。倘若计划没有问题,那么就需要了解员工的具体情况,批评或督促他尽快赶上进度。

  最大的问题可能出在计划的漏洞或临时出现的困难上,这需要负责人协助解决。一个项目的推行不可能处处顺利,尽快解决困难才能保证整体进度,可以临时调动其他资源、人员来集中攻克难关。不论是员工和领导,发现问题不应有一刻的拖延,及时排除才能保证进度的顺利,拖延下去只会让问题越来越大,浪费更多时间。不论出现什么情况,尽可能不变动时间表,是保证进度的重要原则。

  描述实际问题而不是描述愿望式前景

  有这样一个笑话:陆海空三个兵种的士兵聚在一起攀比,空军士兵豪气万丈地说:“我们壮志凌云!”海军士兵不甘示弱地说:“我们乘风破浪!”陆军士兵一直没怎么说话,此时才平静地说:“我们脚踏实地。”一句话,让另外两伙人气焰全无。

  在一家企业内部也是如此。针对具体的项目,脚踏实地的作风应该贯彻到每一个步骤,在具体工作中,领导人不宜再过分渲染灿烂的前景,让员工们如在云里雾里。最确切也最重要的只有眼前:眼前的任务、眼前的困难、眼前的计划。所有人需要抓住的只有实际,描述实际问题,阐述实际需要,克服实际困难,在实际面前,一切愿望、计划、未来都是遥远的。

  对于员工的汇报,领导也同样要以“实事求是”为要求,“我想”、“我认为”、“应该会”、“大概”一类的不确定词语必须统统剔除,员工只需汇报最真实的情况和最确定的数据,不需要表示他们的决心、不需要表达他们的愿望,前景描述是计划之前的事,在项目进行过程中,一切和项目进度无关的事,都是浪费时间。

  授权和干预,做个会放风筝的领导

  “我们领导什么都不管!”

  “我们领导什么都管!”

  员工对领导的好坏自有朴素的标准,这标准他们说不出个所以然,也没有写入管理书,却最接近真理:领导做领导的事,员工做员工的事,各自发挥作用,相互信任。也就是说,领导必须学会授权,愚蠢的领导抱着权力不放,聪明的领导将权力切分,运用自如。

  敢于授权,是明白领导的任务是管理员工,不是替员工做事。任务进程中出现纰漏,立刻指出是弥补吗?其实事情未必需要你操心,员工们有查缺补漏的能力。部下有能力,手中的线就放长点;部下能力弱,就把线收一收。这是授权的衡量标准。时时刻刻监视对方,挑剔对方的缺点,不如不授权。

  最值得警惕的不是对下属能力的担忧,而是领导的自大心态,一旦领导产生了“什么事情都不能没有我”、“公司离了我根本转不了”的错觉,很容易产生包办思想。同样的,授权后不闻不问的做法也不可取,让部下自由发挥是好事,但领导才是任务的责任人,担负着指引目标、监控进程、取得成果等一系列责任,领导必须保证任务过程中不出现偏差,为最终的结果保驾护航,这才是可取的做法。

  还有一种领导让人无奈,这类领导不自大,和蔼低调,就是从不愿授权。他们不授权的原因是觉得,某件任务由他来做,只需要半个月;倘若交给部下去做,则需要一个月,也许他还要花上三天时间亲自教导部下如何做。他们不愿意浪费这种时间,结果就是凡事亲力亲为。这种领导对领导的概念认识不清,不明白花三天进行教导,今后可能会为自己省下三十天、三百天的时间。

  还有一类领导总是担心下属大出风头,担心自己的地位被削弱,这是领导者的心理问题,没有宽大的心胸,只会将自己局限在小圈子里,最终影响自己的发展。记住一句话:比你强的人不会被你困住,比你差的人不会比你走得更快,一个领导者应该关注的不是谁取得了什么样的地位,而是如何提高自己,保持、巩固、提高自身的能力和地位。

责任编辑:宋美丽  

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